LISTAS DE CHEQUEO: APRENDE EL SECRETO DE LA AVIACIÓN.​

Acabo de terminar un libro que ratifico en mi la importancia de las listas de chequeo para la implementación de sistemas eficientes. The Checklist Manifesto, escrito por el Doctor Atul Awande, aparte de ser supremamente entretenido de leer, cuenta como las listas de chequeo son el eje fundamental de la seguridad aeronáutica alrededor del mundo, y nos guía en su camino por implementarlas en el área médica para reducir el riesgo de complicaciones durante las cirugías. Conectando ideas de diferentes autores, sumado a los riesgos que corren las pequeñas empresas cuando empiezan a crecer exponencialmente, decidimos implementar listas de chequeo para todos los procesos de Palma de Web, y con este artículo quiero invitarte a que también lo hagas para tu empresa. Los resultados son simplemente asombrosos. Aquí el por qué y el como hacerlo.

 

La capacidad de nosotros como seres humanos, de desarrollar habilidades y de la mano de la tecnología asumir retos cada vez más amplios nos ha llevado a romper fronteras del conocimiento que hace muy poco se veían imposibles. Esto nos ha llevado a vivir en mundo mucho más complejo, veloz y lleno de incertidumbre. Como emprendedores, ha medida que nuestros proyectos crecen, surgen nuevas responsabilidades, nuevos retos y desafíos. El tiempo sigue siendo el mismo. El día sigue teniendo 24 horas. Debes empezar a delegar. A contratar y desarrollar nuevos miembros para tu equipo. Se empieza a ser imposible controlar absolutamente todo, sin embargo debes mantener los niveles de calidad y servicio que han permitido que tu empresa afortunadamente crezca.  ¿Cómo hacerlo?

 

Cómo líder de tu equipo, te vas a empezar a enfocar en lidiar con los problemas más grandes. Es obvio que debes hacerlo, eres la persona con mayor conocimiento, y el ejemplo a seguir para el resto del equipo. Sin embargo, manejando mayor complejidad es inevitable empezar a cometer el error que llevo a experimentados pilotos a trágicos accidentes. Que llevó a los mejores médicos a complicar cirugías innecesariamente. A inversionistas profesionales a asumir riesgos innecesarios. El empezar a olvidar detalles que ahora parecen insignificantes pero que son los pilares para el éxito. Y peor aún, debido a la forma en la que esta estructurado nuestro cerebro ni cuenta nos damos. Llevo décadas haciendo esto una y otra vez, ya no se me olvida nada… Hasta que si se olvida.

 

Afortunadamente existe una solución flexibile, económica y supremamente efectiva. Lamentablemente la solución suena demasiado sencilla y aburrida, por lo que tantos deciden ni si quiera intentarla. Afortunadamente tu no eres uno de esos y la vas a implementar. La solución es una lista de chequeo. Simple.

 

¿POR QUÉ FUNCIONA?

 

Para ti, o mejor dicho, para el individuo, porque permite estructurar tu pensamiento para tomar decisiones. Porque despeja tu cerebro de las decisiones más sencillas, sin hacer que estas se olviden. Porque para momentos de crisis te permiten seguir un protocolo que te ayuda a dejar los nervios a un lado y enfocarte en lo que debes hacer. Si funciona para un piloto mientras el avión que comanda se esta cayendo, probablemente funcione para ti también.

 

Para tu equipo, porque permite que cada miembro se guíe por el camino que tu has estructurado. Porque elimina las ambigüedades, y permite la flexibilidad para que cada uno de los miembros de tu equipo se sienta empoderado de levantar la voz si algún procedimiento no se esta realizando de acuerdo al protocolo. En el libro, el autor resalta como mediante una lista de chequeo las enfermeras en una sala de cirugía se sentían con el poder para decirle al doctor que algo se estaba haciendo mal, salvando asi miles de vidas.

 

Awande también resalta como una lista de chequeo permite a personas que poco o nada se conocen trabajar como un equipo de alto rendimiento. El ejemplo más claro, es el de la tripulación del vuelo 1549 de US Airways, el cual terminó en un aterrizaje perfecto en el río Hudson de Nueva York tras perder ambas turbinas. El equipo salvo la vida de todos los 155 tripulantes. La tripulación nunca antes había trabajado junta, el piloto y su co-piloto nunca antes habían volado juntos. El seguir las listas de chequeo fue la clave de semejante hazaña.

 

Personalmente, también las utilizamos en Palma de Web para ver muy fácilmente la etapa en la que se encuentra cada proyecto web. Cuando el equipo esta trabajando en múltiples páginas a la vez, es muy fácil que detalles se empiecen a perder en el camino, que entremos en contratiempos con nuestras fechas de entrega y no podamos brindar al cliente todo nuestro valor. Es por esto que las listas de chequeo son tan vitales para equipos en cualquier etapa, especialmente cuando se avecina una de crecimiento para la que nadie esta preparado.

 

¿CUÁLES SON LAS CARACTERÍSTICAS DE UNA BUENA LISTA DE CHEQUEO?

 

Para empezar debes asesorar que tipo de lista necesitas. Existen dos categorías principales:

 

1. Hacer – Confirmar

2. Leer – Hacer

 

La diferencia es más que obvia. Aunque al final ambas cumplen con el mismo objetivo, escoger la apropriada puede ayudarte a que el proceso de adopción sea mucho más fácil.

 

De ahí en adelante debes asegurarte que la lista sea breve, concisa y hecha para el perfil de tu equipo. A que me refiero? No se trata de una lista en la que describas paso a paso cada detalle. Se trata de escribir un ítem que recuerda a quien la lee el conjunto de pasos que hay que hacer para lograrlo. Por ejemplo, uno de nuestros ítems es Diseño Móvil Revisado. En la lista no le explico al diseñador como hacer el diseño web, ni como revisarlo. En el entrenamiento rutinario se explica que esto incluye el diseño, publicación, y prueba en un mínimo de dos dispositivos con dos características distintas.

 

Si deseas incluir cada detalle, lo que se puede hacer es tener un directorio de listas de chequeo para todo tipo de situaciones a las que se puede enfrentar tu equipo. Entonces quedas con una lista práctica que se usa rutinariamente, y otras para casos extraordinarios. Tal cual la usa un avión. El piloto tiene su lista para despegue y aterrizaje, y un directorio de listas para emergencias que van desde aterrizajes en agua hasta fallas en los motores.

 

Idealmente la lista debe tener entre cinco y nueve ítems, ya que es la capacidad aproximada que tiene nuestra memoria operativa. Sin embargo depende de la situación, en algunos contextos solo tienes algunos minutos para completar las actividades, en otros tienes horas. Enfócate en incluir los ítems cruciales o los que más se olvidan. Si la lista se demora más de 60 segundos en leer las personas empezarán a saltarse pasos. Asegúrate que quepa en una hoja.

 

Cierro como siempre invitándolos por lo menos a pensar en los beneficios que traería implementar un sistema como este. Estoy convencido en que una de las responsabilidades de todo gerente es tomarse el tiempo para analizar que tipo de herramientas pueden mejorar la productividad de cada uno de sus empleados. Recuerda, la productividad de un gerente es igual al output de todos los equipos que dirige. Si eres la cabeza de la empresa, entonces es el output de la misma. No lo dudes y aprovecha esta herramienta, no hay excusas para no hacerlo.

 

Un abrazo,

 

Juan Felipe Castillo M.

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